في عالم الأعمال السريع اليوم ، المهارات الفعالة في التواصل هي أمر أساسي ، وكتابة رسائل البريد الإلكتروني الجيدة للأعمال جزء حرج من ذلك. يكون رسائل البريد الإلكتروني التجارية غالبًا أول نقطة اتصال مع العملاء والشركاء المحتملين ، مما يجعل من الضروري كتابتها بطريقة واضحة وموجزة واحترافية.
ومع ذلك، يكافح العديد من الأشخاص لكتابة رسائل البريد الإلكتروني التجاري بشكل فعال، مما قد يؤدي إلى سوء الفهم وفرص مفقودة. في هذا المنشور، سنقدم بعض النصائح العملية لتحسين مهاراتك في كتابة رسائل البريد الإلكتروني التجاري، مما يساعدك على التواصل بشكل أكثر فعالية وتحقيق أهدافك التجارية.
نصائح لتحسين مهارات كتابة البريد الإلكتروني:
استخدم سطر موضوع فعّال
كما تعلمون، يتلقى الجميع طنًا من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. تأكد من أن رسائلك الإلكترونية تبرز وتخدم الغرض المقصود. ماذا عليك أن تفعل مع رسالة بريد إلكتروني بدون سطر موضوع أو بسطر موضوع يبدو غير مهم؟
معظم الناس يوافقون على أنه يجب ببساطة حذف البريد الإلكتروني إذا كنت لا تعرف من أرسله. هذا أمر حاسم إذا كنت تتواصل مع الشركات الجديدة في محاولة لبناء علاقات أو توليد فرص لشركتك. استخدام سطر موضوع جيد يكون جاذباً للمستلمين.
قدم نفسك:
عند كتابة بريد إلكتروني للأغراض المهنية ، من المهم جدًا تقديم النفس. في البيئات المهنية ، يساعد في تحقيق الأهداف بشكل أسرع. هدف البريد الإلكتروني لتقديم الذات هو تقديم المرسل إلى المستلم. من المعتاد أن تفعل ذلك بالتزامن مع طلب معين ، مثل طلب مساعدة أو نصيحة أو بيع.
حافظ على رسالتك موجزة
كما هو الحال مع الرسائل التجارية الرسمية، يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني موجزة وسهلة الفهم. حافظ على جملك موجزة ومباشرة. يجب أن يكون جسم البريد الإلكتروني موجزًا ومعلوماتيًا، ويجب أن يتضمن جميع التفاصيل اللازمة. إزالة الصفات أو الظروف غير الضرورية وعناصر أخرى غير ضرورية هي تقنية فعالة أخرى. سيكون من المفيد للمستلم قراءة البريد الإلكتروني بفهم أفضل.
استخدم أداة للتحقق من حد الكلمات الخاص بك
وبالإضافة إلى ذلك، للحفاظ على رسالتك قصيرة، حافظ على عدد الكلمات التي تستخدمها، وهو ما سيساعدك على الحفاظ على التركيز والايجاز.
قم بتصحيح تدفق رسالتك أكثر
أحد أصعب الجوانب في التحكم عند كتابة بريد إلكتروني تجاري هو التدفق. تأكد من نقل الرسالة التي تريد نقلها عن طريق قراءة بريدك الإلكتروني عدة مرات قبل الضغط على زر الإرسال ويمكن أيضا تحسين تدفق المحتوى من خلال أدوات إعادة الصياغة المختلفة.
استخدم أداة إعادة الصياغة لتحسين تدفق رسالتك
مكوّن آخر حاسم في إنشاء محتوى جذاب هو إنشاء عبارات مقنعة. يجب أن تركز على مبادئ الكتابة التي ستمكنك من تجاوز هذا الحاجز.
سيجعل هذا رسالتك تتدفق بشكل أفضل. يظهر هذا للقارئ أنك تبذل جهدًا في كل ما تفعله، حتى في الرسائل البريدية التي ترسلها. هذه النصيحة تعمل بشكل فعال مع العملاء والشركات الأخرى.
قم بتأسيس المهنية
التواصل المحترم هو مكون رئيسي في إظهار الاحتراف. من المهم أن تجد توازنًا بين ذاتك الحقيقية وذاتك المهنية، حتى إذا كنت ترغب في إظهار صدقك لبناء علاقة. عند تقييم احترافية تواصلك، فكر في ما إذا كنت تشعر بالراحة إذا قرأها المدير أو إذا كان الجمهور العام لديه وصول إليها. لتحسين مصداقيتك المهنية، حاول التجنب من استخدام العامية أو المبالغات. احتفظ بالاحترافية عند كتابة البريد الإلكتروني.
استخدم توقيعًا
حتى لو تظهر في نهاية كل بريد إلكتروني لديك، التوقيع هو مكون آخر غالبًا ما يتم تجاهله تمامًا. يمكن أن يتم ذلك في بضع كلمات فقط. ومع ذلك، يضمن دمج هذه التفاصيل في توقيعك أن يحصل المستلم على جميع المعلومات التي قد يحتاجها.
استنتاج
كما تحدثنا أعلاه حول الخطوات لتحسين كتابة البريد الإلكتروني التجاري. هناك عدة خطوات ذكرت أعلاه. من المهم استخدام سطر موضوعي جيد وأيضًا تقديم معرفة عن الشخص الذي أنت؟ كون موجزًا عند كتابة بريد إلكتروني لأن ذلك سيساعد القارئ في القراءة، كما استخدم أدوات لعد الكلمات التي ستساعدك في الحفاظ على التركيز والإيجاز.
قم بتحسين تدفق محتواك من خلال أدوات إعادة الصياغة واحرص أيضًا على الحفاظ على المهنية. وفي النهاية، يجب عليك توقيع رسالة بريد إلكتروني جيدة. لذلك، جميع هذه الخطوات مفيدة ومهمة جدًا لكتابة أفضل رسالة بريد إلكتروني.