Cách cải thiện kỹ năng viết email kinh doanh của bạn: Mẹo hay nhất mọi thời đại

Bạn mệt mỏi vì lưu trữ chậm? Nhấp vào đây và tìm hiểu cách sử dụng Digital Ocean, đồng thời kiếm 100 đô la để sử dụng trong Cloud Hosting của bạn! Tìm hiểu Cách định cấu hình nó mà không cần truy cập thiết bị đầu cuối và mã!

Trong thế giới kinh doanh phát triển nhanh ngày nay, kỹ năng giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết và viết email kinh doanh tốt là một phần quan trọng trong đó. Email doanh nghiệp thường là điểm tiếp xúc đầu tiên với khách hàng và đối tác tiềm năng, điều quan trọng là phải viết chúng một cách rõ ràng, ngắn gọn và chuyên nghiệp. 

Tuy nhiên, nhiều người gặp khó khăn trong việc viết email kinh doanh hiệu quả, điều này có thể dẫn đến hiểu lầm và bỏ lỡ cơ hội. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ cung cấp một số mẹo thiết thực để cải thiện kỹ năng viết email kinh doanh của bạn, giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn và đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình.

Mẹo để cải thiện kỹ năng viết email:

Sử dụng một dòng chủ đề hiệu quả:

Giống như bạn, mọi người đều nhận được rất nhiều email mỗi ngày. Đảm bảo email của bạn nổi bật và phục vụ đúng mục đích. Bạn nên làm gì với một email không có dòng chủ đề hoặc một dòng chủ đề có vẻ không liên quan? 

Hầu hết mọi người đồng ý rằng bạn chỉ cần xóa một email nếu bạn không biết ai đã gửi nó. Điều này rất quan trọng nếu bạn đang tiếp cận với các doanh nghiệp mới trong nỗ lực thiết lập mối quan hệ hoặc tạo khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp của mình. Sử dụng một dòng chủ đề hay sẽ hấp dẫn người nhận.

Giới thiệu bản thân:

Khi bạn viết một email chuyên nghiệp, việc giới thiệu bản thân là rất quan trọng. Trong môi trường chuyên nghiệp, nó giúp đạt được mục tiêu nhanh hơn. Mục đích của một email tự giới thiệu là để giới thiệu người gửi với người nhận. Bạn sẽ thường làm điều này cùng với một yêu cầu, chẳng hạn như yêu cầu hỗ trợ, tư vấn hoặc bán hàng.

Giữ thông điệp của bạn ngắn gọn:

Giống như những bức thư kinh doanh trang trọng, email phải ngắn gọn và dễ hiểu. Giữ câu của bạn ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Nội dung của email phải ngắn gọn và đầy đủ thông tin, đồng thời phải bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết. Loại bỏ các tính từ hoặc trạng từ không cần thiết và các yếu tố không cần thiết khác là một kỹ thuật hiệu quả khác. Nó sẽ hữu ích cho người nhận để đọc email với một sự hiểu biết tốt hơn.

Sử dụng một công cụ để kiểm tra giới hạn từ của bạn

Ngoài ra, để giữ cho thông điệp của bạn ngắn gọn, hãy theo dõi số lượng từ bạn đang sử dụng, điều này sẽ giúp bạn tập trung và súc tích.

Làm cho thông điệp của bạn trôi chảy hơn

Một trong những khía cạnh khó nắm vững nhất khi viết email doanh nghiệp là dòng chảy. Đảm bảo rằng bạn truyền đạt thông điệp mà bạn muốn truyền tải bằng cách đọc email của mình một vài lần trước khi nhấn nút gửi và bạn cũng có thể làm cho nội dung trôi chảy hơn thông qua các công cụ diễn giải khác nhau.

Sử dụng một công cụ diễn giải để làm cho thông điệp của bạn trôi chảy hơn

Một thành phần quan trọng khác của việc tạo nội dung hấp dẫn là tạo ra các câu hấp dẫn. Bạn nên tập trung vào việc viết các nguyên tắc cho phép bạn vượt qua rào cản này.

Điều này sẽ làm cho thông điệp của bạn trôi chảy hơn. Nó cho người đọc thấy rằng bạn đã nỗ lực trong mọi việc bạn làm, ngay cả những email bạn gửi. Mẹo này hoạt động hiệu quả với khách hàng và các doanh nghiệp khác.

Xây dựng tính chuyên nghiệp:

Giao tiếp tôn trọng là một thành phần quan trọng để thể hiện tính chuyên nghiệp. Điều quan trọng là tìm sự cân bằng giữa con người thật của bạn và con người chuyên nghiệp của bạn, ngay cả khi bạn muốn thể hiện tính xác thực của mình để xây dựng mối quan hệ. Khi đánh giá tính chuyên nghiệp trong thông tin liên lạc của bạn, hãy xem xét liệu bạn có cảm thấy thoải mái khi để người quản lý đọc chúng hay công chúng có quyền truy cập chúng hay không. Để bạn có thể thiết lập uy tín nghề nghiệp của mình tốt hơn, hãy cố gắng tránh xa tiếng lóng hoặc cường điệu. Duy trì tính chuyên nghiệp khi viết email.

 sử dụng chữ ký

Mặc dù nó xuất hiện ở cuối mỗi email của bạn, nhưng chữ ký là một thành phần khác thường hoàn toàn bị bỏ qua. Tất cả điều này có thể được thực hiện chỉ trong một vài từ. Tuy nhiên, việc kết hợp những chi tiết này vào chữ ký của bạn đảm bảo rằng người nhận của bạn nhận được tất cả thông tin mà họ có thể yêu cầu.

Email, newsletter, email marketing

Phần kết luận

Như chúng ta đã thảo luận ở trên về các bước để cải thiện việc viết email doanh nghiệp. Có một số bước được đề cập ở trên. Điều quan trọng là sử dụng một dòng chủ đề tốt và cũng giới thiệu bản thân bạn là ai? Hãy súc tích khi viết email vì nó sẽ giúp người đọc dễ đọc, đồng thời sử dụng các công cụ đếm từ sẽ giúp bạn tập trung và súc tích. 

Làm cho nội dung của bạn trôi chảy hơn thông qua các công cụ diễn giải và cũng duy trì tính chuyên nghiệp. Và cuối cùng, bạn phải ký một email đẹp. Vì vậy, tất cả các bước này đều rất hữu ích và quan trọng để viết email tốt nhất.