Aunque parezca sumamente difícil, el uso de hojas de cálculo versátiles reduce y optimiza el tiempo de planificación, además de mantener todo mucho más organizado..
Trabajar con marketing digital requiere que los profesionales tengan conocimientos de varias áreas, siempre prestando mucha atención al contenido y la información. Para planificar campañas en línea, se necesita un alto nivel de planificación estratégica y seguimiento de los resultados para futuros análisis y sacar conclusiones sobre esa estrategia, si es efectiva, dónde se debe modificar, qué tipo de modificaciones se deben realizar para la próxima edición.
Planificar estas campañas no es fácil ni sencillo, requiere mucho estudio y herramientas adecuadas para facilitar y agilizar la planificación. Entre estas herramientas destacan las hojas de cálculo, ya que su versatilidad y potencia de cómputo son fundamentales para el desarrollo y seguimiento de una estrategia de marketing con menos errores, menos reelaboraciones y fácil acceso.
Además, una ventaja que habla mucho con el marketing es precisamente la visualización de tareas, actividades y prioridades. En una mesa es más sencillo seguir todos los procesos en un solo espacio y a la vez, con espacios editables y personalizables para cada tipo de necesidad.
Excel no es un acertijo imposible
Aunque el programa parece aterrador para aquellos que no están acostumbrados, con muchas filas y columnas sin orientación o incluso sin un consejo sobre cómo comenzar a planificar la hoja de trabajo, solo comience a usar el programa y la facilidad que brinda el software pronto se nota. El propósito del programa es ayudar a computar datos y armar esquemas organizacionales complejos sin ser un obstáculo, basta con conocer los principios básicos de cómo funcionan las fórmulas, tablas y gráficos y su aplicabilidad se vuelve básicamente infinita.
Esta herramienta también tiene una ventaja con respecto a las demás: aunque sus fórmulas son difíciles, hay una serie de tutoriales gratuitos repartidos por Internet, y cada uno de ellos responde a una necesidad diferente y específica. Por lo tanto, quien piense que para usar Excel es necesario dominar todas sus fórmulas se equivoca: basta con conocer al menos algunas de ellas (arregladas en tutoriales muy sencillos).
Para ayudar a dilucidar cómo las hojas de cálculo pueden ayudar en la planificación estratégica de marketing, hemos separado algunos ejemplos y sus aplicaciones. ¡Verificar!
calendario de campaña
Cualquier campaña de marketing online necesita una definición clara de su calendario editorial para que todos los colaboradores puedan seguirlo de manera eficiente. Este calendario debe contener las fechas de publicación, en qué red social, qué temas se abordarán en cada publicación, incluso la hora en que se debe realizar la publicación (algunas horas generan más participación que otras), si se debe cruzar la publicación con otras redes, etc.
Ahí es donde entra el uso de la hoja de cálculo, que puede recopilar toda esta información y dar una visión amplia y clara de todos los pasos a lo largo de la campaña. Incluso hay varias plantillas listas para usar disponibles en el programa y otras plantillas descargables hechas por expertos en el campo; estos modelos suelen ir acompañados de un documento o vídeo explicativo de cada sección de la tabla.
Crear listas de verificación ahora es más fácil
Una campaña de marketing digital sin una buena organización puede convertirse en unos instantes en una situación caótica, con conflictos de agendas e información, y la cantidad de datos e información que hay que observar es inmensa. Por eso no se debe confiar en la memoria para proceder con todos los pasos; con una hoja de cálculo versátil, es posible crear listas de verificación diarias o semanales con todas las acciones, información y procedimientos que deben realizarse en un período determinado. Un checklist de fácil acceso que contiene todas las tareas ayuda a optimizar el tiempo de cada colaborador involucrado en la campaña, y el programa Excel cuenta con herramientas exclusivas para crear checklists dinámicos para tablas compartidas. Así, si un empleado realizó una determinada tarea y la marcó en la tabla que se completó, las respectivas listas de otros empleados también se marcan con el nombre de la persona que realizó cada procedimiento; esto evita la reelaboración y los mensajes innecesarios para determinar quién realizó cada tarea.
Planeamiento financiero
Una buena planificación financiera es fundamental para que la campaña de marketing se complete de manera eficiente, sin obstáculos ni gastos imprevistos; para las empresas subcontratadas, esto significa un menor margen de beneficio. Lo importante aquí es asegurarse de que la hoja de trabajo se complete con el mayor detalle posible y de manera organizada por sectores, para que el gerente tenga una visión completa de los gastos que implica el emprendimiento. Es necesario tener apartados dedicados a gastar en arte para redes sociales, cámara, localización, si hay algún actor o actriz contratado para hacer una publicación, compra de espacios publicitarios, etc…
Conozca algunas herramientas básicas de Excel que pueden ayudar con la planificación
Para llevar a cabo toda esta planificación es necesario al menos conocer las herramientas básicas del programa para poder utilizarlo de una forma más ágil y eficiente.
La primera fórmula básica es Sum (SUM o SOMA). Esta fórmula se utiliza, como su nombre lo indica, para agregar información de las celdas elegidas. Para ejecutar basta teclear en la celda deseada, donde como resultado se desplegará la expresión “=SUMA(X; Y; Z;)”, donde X, Y y Z son las celdas que contienen los valores a sumar.
La segunda fórmula, de gran utilidad para la planificación, es el Promedio (PROMEDIO o MEDIO). Como su nombre lo dice, esta fórmula calcula automáticamente el promedio de los valores en ciertas celdas. La forma de usarlo es la misma que la suma, explicada anteriormente, solo digite la fórmula “=PROMEDIO(X:Y)”, y el programa calculará el promedio entre los valores de las celdas X e Y.
Para aquellos que no tienen tanta confianza en la escritura de fórmulas, existen numerosas plantillas de hojas de cálculo preparadas especialmente para la planificación de marketing, y muchas de estas plantillas son incluso gratuitas. Además de Excel, también está Google Sheets, el programa de hojas de cálculo propio de Google que ya está vinculado a Google Drive, lo que facilita compartir hojas de cálculo, pero en esencia los programas son equivalentes y sus fórmulas son las mismas siguiendo la misma lógica; la elección entre uno y otro queda a criterio del gerente y gusto personal.