Embora pareça extremamente difícil, o uso de planilhas versáteis reduz e otimiza o tempo de planejamento, além de manter tudo muito mais organizado.
Trabalhar com marketing digital exige que o profissional tenha conhecimento de diversas áreas, sempre com muita atenção ao conteúdo e às informações. Para planejar campanhas online, é preciso um alto nível de planejamento estratégico e acompanhamento dos resultados para futura análise e tirar as conclusões sobre aquela estratégia, se é eficaz, onde deve ser modificado, que tipo de modificações devem ser feitas para a próxima edição.
Planejar essas campanhas não é algo fácil e tampouco simples, é preciso muito estudo e ferramentas adequadas para facilitar e agilizar o planejamento. Dentre essas ferramentas, destacam-se as planilhas, pois sua versatilidade e seu poder de computação são imprescindíveis para o desenvolvimento e acompanhamento de uma estratégia de marketing com menos erros, menos retrabalho e de fácil acesso.
Além disso, uma vantagem que conversa bastante com o marketing é justamente a visualização de tarefas, atividades e andamentos das prioridades. Em uma tabela, é mais simples acompanhar todos os processos em um único espaço e de uma única vez, com espaços editáveis e personalizáveis para cada tipo de necessidade.
O Excel não é um enigma impossível de resolver
Embora o programa pareça assustador para quem não está acostumado, com muitas linhas e colunas sem orientação ou mesmo sem uma dica de como começar a planejar a planilha, basta começar a usar o programa que logo é percebida a facilidade que o software proporciona. O objetivo do programa é auxiliar a computar dados e montar esquemas organizacionais complexos sem ser um obstáculo, basta conhecer os princípios básicos de como funcionam as fórmulas, tabelas e gráficos que sua aplicabilidade se torna basicamente infinita.
Há também uma vantagem dessa ferramenta para as demais: embora suas fórmulas sejam difíceis, há uma série de tutoriais gratuitos espalhados pela internet — e cada um deles atende uma necessidade diferente e específica. Engana-se, portanto, quem pensa que para usar o Excel é necessário dominar todas as suas fórmulas: sabendo ao menos algumas delas (dispostas em tutoriais muito simples) já é suficiente.
Para ajudar a elucidar como as planilhas podem ajudar no planejamento estratégico de marketing, separamos alguns exemplos e suas aplicações. Confira!
Calendário da campanha
Qualquer campanha de marketing online precisa de uma definição de seu calendário editorial de forma clara para que todos os colaboradores possam seguir de forma eficiente. Esse calendário deve conter quais serão as datas de postagem, em qual rede social, que assuntos serão abordados em cada postagem, inclusive o horário que deve ser feita a publicação (determinados horários geram mais engajamento que outros), se a postagem deve ser cruzada com outras redes, etc…
Aí entra o uso da planilha, que pode compilar todas essas informações e fornecer uma visão ampla e clara de todas as etapas ao longo do tempo de duração da campanha. Inclusive, existem diversos modelos prontos e disponíveis no próprio programa e outros modelos para download feitos por especialistas na área; normalmente, esses modelos vêm acompanhados com um documento ou vídeo explicativo para cada seção da tabela.
Criar checklists ficou mais fácil
Uma campanha de marketing digital sem uma boa organização pode se tornar em poucos momentos uma situação caótica, com conflitos de agendas e informações, e a quantidade de dados e informações que devem ser observadas é imensa. Por isso que não se deve contar com a memória para proceder em todos os passos; com uma planilha versátil, é possível criar checklists diários ou semanais com todas as ações, informações e procedimentos que devem ser executados ao longo de um período determinado. Um checklist fácil de acessar que contenha todas as tarefas ajuda a otimizar o tempo de cada colaborador envolvido na campanha, e o programa Excel possui ferramentas exclusivas para criar checklists dinâmicos para tabelas compartilhadas. Assim, se um colaborador efetuou determinada tarefa e marcou na tabela que foi completada, as respectivas listas dos outros colaboradores ficam marcadas também com o nome de quem efetuou cada procedimento; isso evita retrabalho e trocas de mensagens desnecessárias para determinar quem fez cada tarefa.
Planejamento financeiro
Um bom planejamento financeiro é fundamental para que a campanha de marketing seja concluída de forma eficiente, sem entraves ou gastos imprevistos; para empresas terceirizadas, isso significa uma margem de lucro menor. A boa notícia é que existem inúmeros modelos de planilhas de gastos e recebimentos que podem ajudar nessa etapa do planejamento. O importante aqui é garantir que a planilha seja preenchida com o máximo de detalhes possível e de forma organizada por setores, para que o gestor tenha o panorama completo dos gastos envolvidos na empreitada. É preciso ter seções dedicadas para gastos de arte para redes sociais, câmera, locação, se houver algum ator ou atriz contratado para fazer uma publicação, compra de espaços de divulgação, etc…
Conheça algumas ferramentas básicas do Excel que podem auxiliar no Planejamento
Para executar todo esse planejamento, é preciso pelo menos conhecer as ferramentas básicas do programa para poder usá-lo de forma mais ágil e eficiente.
A primeira fórmula básica é a Soma (SUM ou SOMA). Essa fórmula é usada, como o nome já diz, para somar informações das células escolhidas. Para executar, basta digitar na célula desejada, onde será exibido o resultado a expressão “=SUM(X; Y; Z;)”, sendo que X, Y e Z são as células que contêm os valores a serem somados.
A segunda fórmula, que é extremamente útil para o planejamento, é a Média (AVERAGE ou MEDIA). Como o nome diz, esta fórmula calcula de forma automática a média dos valores em determinadas células. A forma de usar é igual à da soma, explicado acima, basta digitar a fórmula “=AVERAGE(X:Y)”, e o programa vai calcular a média entre os valores que estão nas células X e Y.
Para quem não tem tanta confiança em escrever as fórmulas, existem inúmeros templates de planilhas prontos feitos especialmente para o planejamento de marketing, e vários desses modelos inclusive são gratuitos. Além do Excel, também existe o Google Sheets, programa de planilhas próprio do Google que já é vinculado ao Google Drive, facilitando o compartilhamento das planilhas, mas essencialmente os programas são equivalentes, e suas fórmulas são as mesmas seguindo a mesma lógica; a escolha entre um e outro fica a critério do gestor e por gosto pessoal.