Nhiều người biết cách làm việc hiệu quả cũng hiểu cách tập trung, hoặc ít nhất là làm thế nào để không bị phân tâm. Quản lý thời gian là một kỹ năng mà nhiều người không học hoặc không phát triển, và nó có thể dẫn đến việc giảm năng suất nghiêm trọng theo thời gian.
Hiểu cách tổ chức các công việc của bạn, chuyên nghiệp và cá nhân, có thể cực kỳ có lợi về lâu dài. Bằng cách tập trung vào việc lập kế hoạch cho các nhiệm vụ vào đầu tuần hoặc tháng của mình, bạn có thể đánh giá được mức độ bạn phải làm và thời gian bạn có để hoàn thành công việc.
Một khi bạn biết cách lập kế hoạch những việc cần làm trong tuần, nó chỉ đơn giản là vấn đề siêng năng loại bỏ những thứ ra khỏi danh sách của bạn hoặc giao chúng cho người khác khi cần thiết. Hãy bắt đầu làm mọi thứ và bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và có thời gian để tập trung vào những thứ thực sự tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của bạn.
Tại sao việc phân rã nhiệm vụ lại quan trọng như vậy?
Một lý do khác khiến mọi người có xu hướng làm việc không hiệu quả là họ thấy các nhiệm vụ trong tầm tay là quá phức tạp. Đối mặt với một vấn đề lớn, bạn dễ bị choáng ngợp và mất hứng thú.
Tuy nhiên, điều này không giúp bạn đạt được bất cứ điều gì. Cách thông minh về phía trước là phân rã nhiệm vụ.
Chia nhỏ nhiệm vụ của bạn là thực hành thêm các nhiệm vụ phụ vào các mục trong danh sách việc cần làm của bạn. Nếu một cái gì đó như “mua hàng tạp hóa” có trong danh sách của bạn, sẽ là khôn ngoan nếu bạn có các nhiệm vụ phụ của tất cả những thứ bạn cần hoặc muốn mua. Nếu không có một kế hoạch hành động chắc chắn, bạn có thể bỏ qua hoàn toàn việc mua sắm hoặc quên mua những thứ bạn thực sự cần.
Cách phân rã một nhiệm vụ
Nếu danh sách việc cần làm tiêu chuẩn không dành cho bạn, thì một định dạng trực quan hấp dẫn hơn có thể giúp bạn hoàn thành mọi việc.
Đối với Mac, nó hoạt động giống như một danh sách việc cần làm, nhưng nó cung cấp các nhiệm vụ của bạn ở định dạng trực quan hấp dẫn hơn và nó có sẵn để sử dụng miễn phí trong thời gian dùng thử Setapp bảy ngày của bạn. Bạn có thể tạo nhiệm vụ và công việc con dưới dạng lưu đồ và đánh dấu sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ của mình nếu cần. Chỉ định ngày đến hạn và bao gồm bất kỳ ghi chú nào bạn thích, bao gồm cả hình ảnh.
Thông báo cho các công việc có ngày hoàn thành giúp bạn đi đúng hướng và thậm chí bạn có thể thiết lập lời nhắc dựa trên vị trí nếu cần. Taskheat thực sự là một danh sách việc cần làm cấp độ tiếp theo dành cho những người cần một chút trợ giúp để duy trì động lực và có tổ chức.
Tại sao tập trung vào một nhiệm vụ lại quan trọng đến vậy?
Dành thời gian để dành cho một nhiệm vụ hoặc một tập hợp các nhiệm vụ gắn với một mục tiêu lớn hơn sẽ giúp bạn hoàn thành được nhiều việc hơn.
Tuy nhiên, việc lấy nét có thể khó khăn. Trong thế giới kỹ thuật số, chúng ta luôn có sẵn những thứ gây xao nhãng. Tin nhắn từ bạn bè và gia đình, mạng xã hội và toàn bộ internet dường như luôn tranh giành sự chú ý của chúng ta. Ngay cả khi bạn dự định tập trung vào các nhiệm vụ, vẫn có rất nhiều phiền nhiễu.
Nhưng việc ngăn chặn sự xao lãng giúp bạn tập trung vào những gì bạn cần hoàn thành. Nếu bạn khó tập trung, đừng cảm thấy tồi tệ - đó là một vấn đề phổ biến ngày nay.
Cách tập trung vào công việc
dành cho Mac là một ứng dụng việc cần làm nhẹ với một mẹo nhỏ: nó chặn mọi thứ khác khi bạn đặt bộ hẹn giờ lấy nét để bạn có thể hoàn thành công việc! Đó là một ví dụ khác về các ứng dụng tuyệt vời có sẵn trong bộ Setapp dành cho máy Mac của bạn.
Bạn có thể chọn chặn tất cả hoặc đánh dấu các mục việc cần làm của mình và chọn cho phép thông báo cho các mục danh sách khác nếu cần. Nếu bạn đang làm bài tập về nhà và cần chạy đi mua một món đồ trong danh sách việc cần làm của "hộ gia đình", Be Focused sẽ cho bạn biết.
Đặt hẹn giờ ở chế độ Được tập trung và thông báo từ các ứng dụng khác sẽ biến mất. Bạn cũng có thể xem và xuất số liệu thống kê để biết chính xác mức độ hiệu quả của mình và nơi bạn đã dành thời gian trong tuần, tháng hoặc quý trước.
Tính năng “Out of Focus” cũng hoạt động trên iPad và iPhone để bạn có thể tiếp tục làm việc và làm việc hiệu quả cho dù bạn đi đâu.
Phần kết luận
Đôi khi những giải pháp đơn giản nhất lại là tốt nhất. Tập trung vào các dự án là cách tốt nhất để đạt được mục tiêu bạn đã đặt ra cho mình và có thể giúp bạn tạo ra kết quả tốt hơn bạn từng tưởng tượng.
Be Focused và TaskHeat là hai trong số những ứng dụng tốt nhất hiện có để hoàn thành công việc. Cả hai đều là duy nhất và cung cấp các nền tảng hào phóng để thực hiện cả nhiệm vụ chuyên nghiệp và cá nhân. Nếu bạn cần thứ gì đó nhẹ nhàng giúp bạn không bị phân tâm, hãy thử Tập trung.
Đối với những người cần tạo danh sách lớn, đa dạng và chi tiết sâu sắc về những việc cần làm, Taskheat là một ứng dụng tuyệt vời. Nó có thể quản lý bất kỳ khối lượng công việc nào, ngay cả trong các nhóm của công ty bạn.
Cả hai ứng dụng đều được cung cấp miễn phí trong thời gian dùng thử Setapp kéo dài bảy ngày, bộ ứng dụng năng suất tốt nhất mà bạn có thể có cho máy Mac của mình. Ngoài Taskheat và Be Focused, bạn sẽ có toàn quyền truy cập vào hơn 200 ứng dụng tuyệt vời khác trong thời gian dùng thử kéo dài một tuần.
Khi bạn hoàn thành các ứng dụng lái xe thử nghiệm, Setapp chỉ tốn US$ 9,99 mỗi tháng để truy cập liên tục vào toàn bộ danh mục Setapp luôn mở rộng. Đó là một thỏa thuận giật gân đáng giá từng xu, vậy tại sao phải chờ đợi - hãy thử Setapp ngay bây giờ!